Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady") popisují způsob získávání, používání a dalšího nakládání s osobními údaji získanými prostřednictvím webového rozhraní: hlava.com, it-hlava.cz, helpdesk.hlava.com a ucetnictvi-hlava.cz (dále jen „webové rozhraní").

1. Úvodní ustanovení

1.1. Čím se řídíme při nakládání s osobními údaji?

Při nakládání s osobními údaji postupujeme v souladu s právním řádem České republiky a přímo použitelnými předpisy Evropské unie, zejména se zákonem č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZOOÚ"), zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679.

1.2. Co jsou osobní údaje?

Osobními údaji se rozumí veškeré informace, které identifikují nebo mohou identifikovat konkrétní fyzickou osobu. Osobními údaji jsou zejména (avšak nikoliv výlučně):

• identifikační údaje, jako např. jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, pohlaví, přihlašovací jméno do uživatelského účtu;
• kontaktní údaje, jako např. adresa bydliště (nebo doručovací adresa), telefonní číslo, emailová adresa;
• další údaje, jako např. informace získané pomocí souborů cookies, IP adresa (síťový identifikátor) včetně typu prohlížeče, zařízení a operačního systému, doby a počtu přístupů na webové rozhraní a další obdobné informace.

2. Získávání a využívání osobních údajů

2.1. Jak získáváme vaše osobní údaje?

Své osobní údaje nám poskytujete zejména při vyplnění kontaktního formuláře, případně při kontaktování naší společnosti skrze námi zveřejněné telefonní číslo, emailovou adresu či Facebook stránku.

Při návštěvě a užívání webového rozhraní může dále docházet k získávání a ukládání některých osobních údajů prostřednictvím souborů cookies. Více o souborech cookies se dočtete v článku 5 těchto Zásad.

2.2. Na jakém základě a pro jaké účely zpracováváme vaše osobní údaje?

Osobní údaje zadané při objednávání zboží či služeb můžeme bez vašeho výslovného souhlasu shromažďovat a zpracovávat výlučně za účelem plnění smlouvy, tedy za účelem dodání zboží nebo poskytnutí služby. Dále můžeme tyto údaje zpracovávat za účelem splnění našich dalších zákonem stanovených povinností (zejména evidenční povinnosti, archivace daňových dokladů apod.).

Pokud nám k tomu potvrzením na webovém rozhraní nebo jiným způsobem dáte souhlas, můžeme vaše osobní údaje zadané při vyplnění kontaktního formuláře, objednávky nebo při založení uživatelského účtu zpracovávat za účelem zasílání obchodních sdělení a přímého marketingu, případně za dalšími účely, se kterými jste výslovně souhlasili.

Osobní údaje získávané prostřednictvím souborů cookies zpracováváme na základě vašeho souhlasu. Osobní údaje získávané prostřednictvím souborů cookies využíváme pro účely provádění uživatelské podpory, zlepšování našich služeb včetně analýzy chování uživatelů a marketingu.

Použít vaše osobní údaje k jinému účelu, než pro který byly získány, můžeme jen na základě vašeho souhlasu.

2.3. Po jak dlouhou dobu údaje využíváme?

Osobní údaje zadané v rámci objednávání zboží či služeb nebo v rámci registrace využíváme pouze po dobu nezbytnou pro splnění smlouvy a splnění právních povinností.

Pokud nám udělíte souhlas výslovný se zpracováním osobních údajů, budou údaje využity po dobu trvání účelu, pro který byl souhlas udělen, nebo po maximální dobu 5 let.

2.4. S kým vaše osobní údaje sdílíme?

Veškeré osobní údaje získané od zákazníků využíváme výhradně pro vnitřní potřebu společnosti, chráníme před zneužitím a neposkytujeme třetím stranám bez předchozího upozornění nebo vašeho souhlasu.

Výjimku představují naše smluvní subjekty, které pro nás zajišťují podpůrné služby (např. vedení účetnictví apod.) a orgány státní moci. Jde zejména o tyto činnosti:

• pokud je to nezbytné pro vyšetřování protiprávní činnosti nebo pro potřeby soudního řízení, mohou být údaje předány orgánům pro vyšetřování trestné činnosti;
• za dalším zpracováním jiným zpracovatelům v případě, kdy je takové poskytnutí nutné pro zachování hladkého chodu podnikání.

U všech těchto poskytovatelů služeb smluvně požadujeme, aby zpracovávali vaše osobní údaje v souladu s podmínkami ochrany osobních údajů a platnou legislativou.

3. Vaše práva v souvislosti s osobními údaji

3.1. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje jen na základě vašeho souhlasu (tj. bez jiného zákonného důvodu), můžete tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu je možné:

• prostřednictvím e-mailu zaslaného na naši kontaktní e-mailovou adresu;
• písemně formou dopisu zaslaného na naši doručovací adresu.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování údajů prováděného do doby odvolání souhlasu se zpracováním.

3.2. Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo nás požádat o informaci, zda provádíme zpracování vašich osobních údajů. Pokud vaše údaje zpracováváme, máte právo na přístup k těmto osobním údajům a zejména k následujícím informacím:

• účel zpracování;
• kategorie zpracovávaných osobních údajů;
• příjemci nebo kategorie příjemců, kterým budou osobní údaje zpřístupněny;
• doba, po kterou budou osobní údaje uloženy.

3.3. Právo na opravu

Pokud jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat bezodkladnou nápravu, tj. opravu nepřesných údajů a/nebo doplnění neúplných údajů.

3.4. Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, včetně jakéhokoliv automatizovaného zpracování osobních údajů. Po vznesení námitky přestaneme vaše osobní údaje pro tyto účely dále zpracovávat.

3.5. Právo na výmaz

V případě, že osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, jste odvolali souhlas se zpracováním, vznesli námitky nebo byly osobní údaje zpracovávány protiprávně — máte právo požadovat, abychom vaše osobní údaje smazali. Pokud neexistují zákonné důvody pro odmítnutí vymazání, jsme povinni vaší žádosti vyhovět.

3.6. Právo na omezení zpracování

Za určitých okolností (popírání přesnosti údajů, protiprávní zpracování, vznesení námitky) můžete požadovat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů. Při omezení zpracování jsme pouze oprávněni vaše osobní údaje uložit; další zpracování je možné jen s vaším souhlasem nebo ze zákonných důvodů.

3.7. Právo na přenositelnost údajů

Máte právo na získání vašich osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci osobních údajů.

3.8. Jak můžete svá práva uplatnit?

Vaše práva v souvislosti s osobními údaji můžete uplatnit prostřednictvím našich kontaktních údajů. Veškeré informace a úkony vám budou poskytnuty bez zbytečného odkladu.

Pokud s vyřízením nebudete spokojeni, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, který vykonává dozor nad ochranou osobních údajů. Pokud se vaše bydliště nebo místo výkonu zaměstnání nachází v jiném členském státě EU, můžete se obrátit na příslušný dozorový úřad v tomto členském státě.

4. Správa a zpracování osobních údajů

4.1. Jak spravujeme a zpracováváme vaše osobní údaje?

Jsme správcem osobních údajů ve smyslu ZOOÚ a nařízení EU o GDPR. Osobní i další získávané údaje jsou plně zabezpečeny proti zneužití. Osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě automatizovaným způsobem nebo v tištěné podobě neautomatizovaným způsobem.

Písemná podoba

Osobní údaje zákazníků jsou obsaženy na formulářích uchovávaných v uzamykatelném místě, ke kterým má přístup pouze vymezený okruh pověřených osob. Správce průběžně aktualizuje dokumenty obsahující osobní údaje. Pokud je odvolán souhlas zákazníka, jsou listiny obsahující osobní údaje skartovány, nejde-li o listiny, které je nutno dle zvláštních předpisů archivovat.

Elektronická podoba

Údaje jsou zpracovávány prostřednictvím informačního systému helpdesk.hlava.com, účetního programu a kancelářských nástrojů společnosti Microsoft, Acronis a N-Able. Přístup do databází mají pověření zaměstnanci a osoby s oprávněním na základě uzavřené smlouvy. Přístup je chráněn individuálním heslem.

5. Soubory cookies

5.1. Co jsou to cookies?

Cookies jsou textové soubory ukládané do počítače nebo jiného elektronického zařízení každého návštěvníka webového rozhraní, které umožňují fungování webového rozhraní. Používání souborů cookies můžete odmítnout volbou v příslušném nastavení internetového prohlížeče. Upozorňujeme, že při odmítnutí cookies nemusíte být schopni plně využívat veškeré funkce webového rozhraní.

5.2. Jaké cookies a pro jaké účely je webové rozhraní využívá?

Cookies používáme ke zlepšení funkčnosti stránek a zjednodušení vaší příští návštěvy, zejména pro:

• uložení předvoleb a nastavení, která umožňují správné fungování webových stránek;
• přihlášení a ověřování — bez nutnosti opakovaného přihlašování;
• zabezpečení — odhalování podvodů a zneužití webových stránek;
• analýzy — shromažďování dat pro analytické nástroje;
• marketing — vyhodnocení marketingových kampaní;
• sociální sítě — sdílení obsahu stránek.

Na základě souborů cookies vás nejsme schopni identifikovat na úroveň konkrétní fyzické osoby.

5.3. Analytické nástroje třetích stran

Webové rozhraní používá službu Google Search Console, Bing IndexNow, Seznam Index a případné další služby těchto společností. Tyto služby pracují s informacemi získanými prostřednictvím souborů cookies.